警備員の勤務表、Claude Codeで月末に自動で作る方法【プロンプト付き】

はじめに

警備の仕事では、月末に勤務表（出勤簿）を会社に提出します。私の場合は、Excelの書式に出勤した日や現場を書き込んで、PDFにして送る形です。

以前は、カレンダーを見ながら出勤日を書き写し、送ったメールをさかのぼって現場を確認していました。先月のファイルをコピーして、日付と曜日を直すところから始まるので、地味に時間がかかります。

この記事は、月末の事務作業をAIに任せた話の「勤務表編」です。実際にClaude Codeに渡した指示を、そのまま使える形で載せます。会社名やフォルダ名は【】で伏せているので、ご自分のものに置き換えてください。

上番・下番の報告メールの作り方は「上番・下番報告編」、交通費の計算は「交通費精算編」で紹介しています。

準備するもの

• Claude Code：私はデスクトップアプリで、会話しながら使っています
• 先月分の勤務表（Excel）：書式のお手本になります。Claude Codeが開ける場所に置いておきます
• Googleカレンダー：勤務の日に「夜勤」などの予定を入れておきます
• Gmail：下番報告メールを送っているアカウントです

カレンダーとGmailは、Claudeのアプリから連携しておきます。Excelの操作やPDFへの書き出しは、パソコンに入っているExcelをClaude Codeが扱う形で行いました。使える機能は環境によって変わるので、最初に「できますか？」と聞いてみるのがおすすめです。なお、Claude Codeは有料プランで使えるサービスです。

まずは「できるか」を聞く

いきなり作らせずに、最初はできるかどうかを聞くところから始めました。

Excelのデータを編集して、【会社名】の「勤務表」を作ることは可能ですか？

続けて、先月のファイルを渡します。

@【フォルダ】/【先月】_勤務表.xlsx
こちらが先月の勤務表です。

一度ファイルを読んでもらうと、書式を覚えてくれるだけでなく、前の月のミスまで見つけてくれました。私の場合は、合計の範囲がずれていて、千円ほど請求漏れしていたことが分かりました。

出勤日と現場は「どこを見れば分かるか」を教える

ここが一番楽になったところです。出勤した日を自分で書き出すのではなく、どこを見れば分かるかを伝えます。

1. 出勤日
Googleカレンダー【カレンダー名】の「夜勤」に該当する日が出勤日です。

2. 現場の日と住所
Gmailの送信履歴から【会社名】宛に送っている下番報告メール（件名【下番報告メールの件名】）を見てください。
勤務日の翌朝に必ず送っています。
「出動あり」となっている日が現場のあった日です。

3. 提出日
空欄でお願いします。

4. 下の集計欄
基本的に夜勤しか行わないので、出勤日数＝待機＝夜勤となります（研修や有休などが例外）。
一旦、カレンダーの日数から逆算して作ってみてください。

下番報告メールは、出動があった日とない日で件名や文面を分けています。だから、送ったメールがそのまま勤務の記録になります。報告メールの作り方は「上番・下番報告編」で紹介しています。

有休をとった月は、会社に送った申請メールから、こちらが言わなくても拾ってくれました。

仕上げ：PDFにするところまで

最初の月は、できたExcelを自分でPDFにして、それを見せて確認してもらいました。

@【フォルダ】/【今月】_勤務表.pdf
このような形にしました。
今後は作成日やPDF化についてもお願いするようにします。

すると、提出日の書き方など、気になるところを聞いてくれます。私はこう答えました。

1. 提出日の書き方 → ◯年◯月◯日表記が正しい
2. 会社名がセルからはみ出ていた → 特例で文字のサイズを小さくしたい

一度答えておくと、次の月からは最初からその形で作ってくれます。

作るのは「月の最終勤務日」に

最初は、毎月1日に自動で作る仕組みにしていました。でも、その月の最後の勤務が終わった時点で、勤務表はもう作れます。早く出したほうが経理の方も助かるので、今は最終勤務日に頼むようにしています。

今月は今日が最後の勤務日になります。【月】分の勤務表を作ってもらえますか？

この一言で、出勤日、現場、有休まで入った勤務表ができあがります。私がやるのは、中身を確かめて、自分でメールに添付して送ることだけです。

うまく頼むコツ

• データを書き出さず、「どこを見れば分かるか」を教える：カレンダーの予定名やメールの件名を毎回同じにしておくと、拾い漏れがありません
• 先月の提出物も一度見せる：合計の式のずれや、前の月の曜日が残っているような、自分では気づかないミスを見つけてくれます
• 最初の1か月は、できたものを見てから直す：書式の細かい好みは事前に全部書けないので、結果を見て「ここはこうして」と伝えるほうが早いです
• 提出は自分でする：作るところまでを任せて、会社へのメールは中身を確かめてから自分で送っています

おわりに

勤務表は、一度作り方を覚えてもらえば、あとは「今月の分を」と頼むだけになりました。手で書き写す作業がなくなったのが、一番うれしいところです。

交通費の計算は、条件が多くて少し手間がかかりましたが、そのぶん楽になりました。続きは「交通費精算編」で紹介します。