警備員の交通費精算、現場ごとの運賃計算をClaude Codeに任せる方法【プロンプト付き】

はじめに

警備の交通費精算は、現場が毎回変わるのがやっかいです。現場のない日は自宅と事務所の往復だけですが、出動があった日はそのたびに乗換案内で運賃を調べて、一区間ずつ書き込んでいました。

しかも私は、日々の交通費を記録していませんでした。月末に思い出しながら書くか、交通系ICカードの履歴から拾うか。どちらも面倒でした。

この記事は、月末の事務作業をAIに任せた話の「交通費精算編」です。実際にClaude Codeに渡した指示を、そのまま使える形で載せます。駅名や現場の住所は【】で伏せているので、ご自分のものに置き換えてください。

勤務表の作り方は「勤務表編」で紹介しています。交通費は、勤務表で拾った「現場のあった日と住所」をもとに計算しています。

準備するもの

Claude Code：私はデスクトップアプリで、会話しながら使っています
先月分の交通費精算書（Excel）：書式のお手本になります
現場のあった日と住所：送った下番報告メールから拾ってもらいます（勤務表編を参照）

運賃は、Claude Codeに乗換案内のサイトを開いて調べてもらいました。使える機能は環境によって変わるので、最初に「できますか？」と聞いてみてください。なお、Claude Codeは有料プランで使えるサービスです。

まずは基本の経路を伝える

最初から全部のルールを伝えるのではなく、基本の形だけを渡してみました。

経路は、【自宅最寄駅】→現場→【事務所最寄駅】→【自宅最寄駅】が一般的で、
現場への電車の経路で最も安いものから算出しています。
バスは使わず、電車のみで計算してください。現場へは緊急で向かうので、時間が読みにくいバスは使いません。
現場のない日は、【自宅最寄駅】→【事務所最寄駅】→【自宅最寄駅】の往復です。
時間によって経路が変わるケースもありますが、一旦それは無視しましょう。
こういった条件で交通費の計算は可能ですか？

すると、現場の日ごとに経路と運賃の一覧を出してくれました。

気になる経路は、中身を聞く

一覧を見ていると、運賃は安いけれど、乗り換えで長く歩く経路が混ざっていました。そういう行は、そのまま経路を聞きます。

【日付】【現場の住所】【駅名】【金額】
こちら、ルートを教えてください。

中身が分かったら、条件を足します。

「乗り換えで歩くのは5分未満」を条件に足してもらえますか？

条件には「理由」を添える

条件を足したところ、今度は事務所との往復まで運賃が上がってしまいました。そこで、なぜその条件にしているのかを伝えました。

現場へ向かうのが緊急の仕事なので、それを踏まえて「乗り換えの徒歩5分未満」の条件としているので、
事務所へ行く経路については、例外的に乗り換えに時間がかかっても問題ない、と認識してください。

理由が分かると、その条件をどこに当てはめるかを自分で判断してくれます。これは交通費に限らず、AIに頼むとき全般に使えるコツだと思います。

日ごとの例外は、まとめて伝える

現場からそのまま帰った日や、事務所にしか行っていない日など、日によって例外があります。出動した時間によって、事務所に戻るか直帰するかも変わります。そこで、最初の一覧は仮のものとして受け取り、見ながらまとめて直してもらいました。

【日付】【現場の住所】
こちらは事務所に寄っていないパターンでお願いします。
【自宅最寄駅】→【現場最寄駅】→【自宅最寄駅】

【日付】【現場の住所】
おそらく、最寄駅は【駅名】になると思われます。

【日付】【現場の住所】
こちらは現場住所を問わず、【自宅最寄駅】→【事務所最寄駅】→【自宅最寄駅】のみでお願いします。
（現場のない待機の日と同じ）

現場からそのまま帰った日は、帰りの運賃を行きと同じにしています。ここにも理由を添えました。

【日付】の帰りの区間も行きと同じ料金でお願いします。
（運賃に差がある経緯を経理に説明する方が手間なため）

決めたルールを、毎月の仕組みにする

1か月分をこうして仕上げたあと、毎月同じように作れるように頼みました。

勤務表ならびに交通費申請について、毎月の作成をルーティンにしたいです。可能ですか？

この一言で、それまでに決めたルールが全部入った指示書を作ってくれました。中身をまとめるとこうなります。

カレンダーと下番報告メールから、その月の出勤日・現場・有休を集める
決めたルールで運賃を調べる（電車のみ、現場への行きだけ乗り換えの徒歩5分未満、直帰は行きと帰りを同額）
先月のExcelをお手本に今月分を作り、使ったページだけPDFにする
現場の日ごとの経路一覧を見せて止まり、直帰にするかなどの判断を待つ
メールは送らない（提出は自分でする）

最初は毎月1日に自動で動くようにしていましたが、今はその月の最終勤務日に頼んでいます。早く出せるぶん、経理の方も助かるからです。

うまく頼むコツ

条件には理由を添える：「緊急だから」「経理への説明が手間だから」と書くと、当てはめる範囲を自分で判断してくれます
最初の1か月は、一覧を見てから直す：経路の好みは事前に全部書けないので、結果を見て「ここはこうして」と伝えるほうが早いです
毎回守ってほしいルールは最初に伝える：「バスは使わない」のような全体のルールは、基本の経路と一緒に理由まで書いておくと、次の月からも守ってくれます
金額は自分の目で確かめる：運賃は乗換案内の結果をもとにAIが拾っているので、提出前に一通り目を通しています

おわりに

交通費は、三つの中で一番条件が多く、最初の1か月は何度かやり取りを重ねました。そのかわり、一度ルールが固まってしまえば、あとは一覧を確かめるだけです。

自分がふだんどう動いているかを、理由も含めて言葉にする。それだけで、月末に頭を使う時間はほとんどなくなりました。デジタルが苦手でも、いつもの手順を話せれば大丈夫です。

警備員の勤務表、Claude Codeで月末に自動で作る方法【プロンプト付き】