警備の月末の事務作業、AIに任せたら30分がほぼゼロになった話

警備の仕事には、現場に立つ以外にも、地味に手間のかかる作業があります。上番・下番の報告、出勤の記録、そして交通費の精算です。今回は、その事務作業をAIに手伝ってもらうようになった話を書いてみます。

月末の事務作業が、地味に面倒だった

警備の仕事では、勤務に入るときの「上番」と、終わるときの「下番」を会社に報告します。私の場合はメールでの報告です。それに加えて、月末には出勤簿と交通費をまとめて提出します。

同じ会社の人の中には、一言一句を手書きして、交通費を電卓で弾いている人もいます。私は最初から、表計算で合計まで出せるExcelでやると決めていました。

それでも、月末になると30分くらいは、それなりに集中して作業していたと思います。

Excelすら、億劫になった

困ったのは、交通費をいちいち記録していなかったことです。月末に思い出しながら書き起こすのか、モバイルSuicaの履歴から事務所に行った日だけを拾い出すのか。どちらも面倒でした。

そんなときに知ったのが、Claude Codeです。Excelのファイルそのものを作り替えられて、乗り換えのルートも自分で調べてくれる。だったら任せてみようと思ったのが始まりでした。

上番・下番の報告は、下書きまで自動で

私はGoogleカレンダーとGmailを連携させていて、自分の勤務の予定をClaude Codeと共有できる状態にしています。

上番の報告は、カレンダーをもとに下書きが作られます。下番の報告は、その日に出動があったかどうかで分かれます。出動があった日は、会社から現場の連絡メールが届くので、それを読み取って現場名を入れた報告を作ってくれます。出動がなかった日は、その形の報告になります。

ただし、自動で送信はしないようにしています。送信ボタンは必ず自分の手で押す。時間になったらスマホで下書きを見て、そのまま送るか、時間を少し書き足すか。それくらいの少ない手間で、報告が済むようになりました。

出勤簿は、報告メールからそのまま

報告メールで、出動があった日となかった日がはっきり分かれているので、それがそのまま記録になります。勤務した日と現場の有無が、Excelの出勤簿に反映されるようにしました。

手で書き写す作業が、まるごとなくなりました。

交通費は、ルートの条件まで決めて計算

交通費は、ふだんは自宅の最寄り駅から事務所までの往復です。出動があった日は、その時間によってルートが変わります。自宅から現場へ行って事務所に戻るのか、現場からそのまま自宅に帰るのか。そのパターンを、時間を見て仮で作ってもらっています。

ルートには条件もつけています。バスは使わない。乗り換えの徒歩は6分以内。そのうえで、最短ルートの運賃を計算してもらっています。

30分の作業が、ほぼ確認するだけに

今は月末に「今月の分を出して」と頼むだけで、出勤簿と交通費がまとまります。私がやるのは、それを確認することだけです。

AIが処理している時間はもちろんありますが、私が頭を使っている時間は、ほぼゼロになりました。集中して30分かかっていた作業が、確認だけで終わります。

コードを書けなくても、言葉にすれば形になる

私は本業でデザインの仕事をしていますが、コードを書く人間ではありません。やったことは、自分がふだんどう動いているかを言葉にして伝えただけです。それを、Claude Codeが形にしてくれました。

正直、AIってすごいなと改めて思いましたし、周りにも勧めたくなっています。待機場の会話では、AIと聞くと「薄っぺらい」と感じる人も少なくありません。でも、こういう地味な事務作業こそ、任せてみる価値があると思います。

なお、Claude Codeは有料プランで使えるサービスです。気になる人は、料金を確認してから試してみてください。